Có những công cụ và kỹ thuật cho phép bạn luôn mang theo bên mình các chương trình và tập tin thiết yếu để làm việc ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

Lâu nay bạn đã có thể mang tất cả dữ liệu theo mình nhưng cho đến gần đây việc này khá phức tạp, nào là phải mất thời gian cài đặt ứng dụng và đưa từng mảng dữ liệu cần thiết lên MTXT, hay thiết lập truy cập từ xa đến một máy tính được mở liên tục. Tuy nhiên, nhờ các dịch vụ web mới được cải tiến, hiện nay bạn không chỉ được lưu các tập tin trực tuyến mà còn có thể chỉnh sửa và chia sẻ với người khác - tất cả đều được thực hiện tiện lợi từ trình duyệt. Bạn cũng không cần có riêng một máy tính: bất kỳ máy tính nào nối mạng Internet đều có thể dùng để làm việc.

Chúng ta sẽ xem xét nhiều giải pháp, từ các dịch vụ trực tuyến như Google Docs & Spreadsheets kết hợp việc lưu trữ và chỉnh sửa, đến các giải pháp dùng cả tài nguyên trên mạng (online) lẫn ngoài mạng (offline) cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn về nơi lưu trữ dữ liệu và cách thức làm việc. Ngoài ra còn có giải pháp dùng ĐTDĐ truy cập các tập tin trên PC ở nhà và giải pháp dùng ổ USB để mang theo “màn hình làm việc” (desktop) trên máy tính để bàn.

LÀM MỌI THỨ TRÊN WEB

Trong môi trường lý tưởng, chúng ta có thể đánh thức máy tính bất kỳ; gõ vào một địa chỉ web, tên và mật khẩu; và lập tức truy cập tất cả ứng dụng hay kho dữ liệu của mình, mọi thứ sẵn sàng cho việc chỉnh sửa. Và để làm điều này, chúng ta sẽ không phải chạy thêm bất kỳ phần mềm nào ngoại trừ trình duyệt.

Chúng ta đang trên đường đạt tới môi trường lý tưởng đó nhưng trước mắt vẫn còn những thách thức. Mặc dù các bộ ứng dụng làm việc cộng tác và văn phòng trực tuyến hiện đã có nhưng chúng chưa thật sự hoàn thiện.

Độ tin cậy và tính sẵn sàng vẫn là những mối quan ngại chính. Đường Internet của bạn hay kết nối Wi-Fi của khách sạn có thể “đứt” trong chốc lát, làm gián đoạn công việc và “hô biến” dữ liệu của bạn. Hầu như tất cả dịch vụ đều còn ở giai đoạn thử nghiệm (beta), vì vậy bạn có thể gặp lỗi “trời ơi”.

Đa phần dịch vụ đều có áp đặt những giới hạn chặt chẽ về kích thước file. Dung lượng tối đa phổ biến là 10MB nhưng một số công ty đặt mức giới hạn thấp hơn nhiều: ví dụ Google chỉ cho tài liệu văn bản tối đa 500KB.

Cuối cùng, đừng quên bạn đang làm việc trong trình duyệt, không phải ứng dụng trên máy tính. Các tài liệu lớn sẽ nạp và cập nhật rất chậm, trong hầu hết trường hợp bạn sẽ không được nhắc nhở “Có chắc không?” nếu vô tình đóng cửa sổ trình duyệt mà không lưu các thay đổi.

Tóm lại, hiện nay các dịch vụ ứng dụng trên mạng đủ tốt để sử dụng thi thoảng khi bạn đi công tác bên ngoài, nhưng chưa đủ tin cậy để đòng vai trò chính trong việc lưu trữ hay soạn thảo tài liệu, vì thế bạn nên luôn có 1 bản dữ liệu lưu cục bộ. Nếu bạn muốn dùng thử, dưới đây là các giải pháp di động làm việc tốt nhất và làm được nhiều việc nhất.

	DÙNG Ổ USB ĐỂ "BỎ TÚI" MÁY TÍNH
	Nếu không muốn phụ thuộc vào web để lưu trữ hay chỉnh sửa dữ liệu, bạn có một lựa chọn khác: giữ dữ liệu và ứng dụng trên ổ USB. Ổ USB rẻ tiền nhưng vô cùng hữu ích, đặc biệt giờ đây có các tiện ích làm cho ổ USB làm việc giống như bản sao desktop và bạn có thể truy cập từ bất kỳ máy tính nào, dù có kết nối web hay không. Ấn tượng nhất là MojoPac (www.mojo.pac.com): đây là phiên bản desktop di động thật nhất cho đến nay. Sau khi cài đặt MojoPac trên ổ USB và bổ sung dữ liệu, desktop MojoPac – một giao diện tương tự desktop Windows – hiện ra. Ở đây bạn có thể cài đặt bất kỳ ứng dụng Windows nào, giống như bạn dùng máy tính thông thường. MojoPac thậm chí còn tạm thời biến ổ USB thành ổ C: hệ thống của bạn. Sau khi cài ứng dụng trên ổ USB có MojoPac, nó sẽ làm việc trên hầu như bất kỳ máy tính nào (khi gắn ổ USB vào). Cần thời gian để làm quen nhưng phần mềm này làm việc tốt và tương thích với bất kỳ ổ USB, bao gồm iPod của Apple.		MojoPac cho phép nhập dữ liệu và thông tin quan trọng như bookmark, nhờ vậy bạn có thể sao chép toàn bộ màn hình làm việc của mình qua ổ nhớ USB.
	Chỉ có điều, phần mềm này có giá đến 50USD, cho dùng thử 30 ngày. Bạn có thể nhận được tính năng tương tự từ Ceedo (giá 30USD, www.ceedo.com), có kèm một số ứng dụng. Tuy nhiên, bạn sẽ cần thành phần thứ hai tên là Argo (tải bên trong chương trình Ceedo) giá 30USD để chạy các ứng dụng như Microsoft Office và Lotus Notes. Một lựa chọn khác là MigoSync (30USD, www.migosoftware.com), cho phép đồng bộ email, chia sẻ các file dữ liệu và tạo bản sao desktop. Tuy nhiên, không giống MojoPac, MigoSync không cho phép bạn lưu trữ và "mang theo" bất kỳ ứng dụng nào mà không được thiết kế để cài đặt trên ổ USB thông thường. Nếu thích tự làm, bạn có thể tự tạo ổ USB có dữ liệu và ứng dụng do bạn chọn. Việc thực hiện không dễ dàng như MojoPac nhưng nó làm việc khá tốt. Trước tiên bạn cần đến PortableApps.com, nơi cung cấp các chương trình miễn phí có thể chạy trực tiếp trên ổ USB mà không yêu cầu cài đặt. Nếu bạn là người ái mộ nguồn mở, PortableApps cung cấp nhiều lựa chọn từ Firefox đến OpenOffice và GIMP (tương tự Photoshop) – tất cả đều sẵn sàng chạy từ ổ USB ưa thích của bạn.

Google Docs & Spreadsheets

Phần “cộng thêm” này của vương quốc Google (docs.google.com) là một trong những dịch vụ ứng dụng và lưu trữ dữ liệu có tính năng đầy đủ nhất và dễ dùng nhất. Mặc dù không có công cụ tạo trình diễn, nhưng nó được đánh giá là dịch vụ soạn thảo văn bản và bảng tính trực tuyến đáng tin cậy nhất. Hơn nữa, nó miễn phí. Tất cả những gì bạn cần là một tài khoản Google.

Việc chuyển dữ liệu vào và ra Google Docs & Spreadsheets dễ dàng. Hệ thống tải lên chấp nhận mỗi lúc một file và có thể xuất các định dạng Microsoft Office, OpenOffice, HTML và PDF. Thậm chí Google còn cung cấp một địa chỉ email riêng để bạn có thể gửi tài liệu văn bản đính kèm (chưa hỗ trợ bảng tính); hệ thống này sau đó tự động chuyển đổi và lưu trữ file cùng các tài liệu trực tuyến khác của bạn. Thiết kế này cho phép bạn dễ dàng tạo bản sao lưu mà không mất thời giờ với trình duyệt. (Lưu ý: dịch vụ này hiện còn ở giai đoạn thử nghiệm và có nhiều lỗi). Người dùng Gmail có thể gửi email tài liệu trên mạng (text hay file đính kèm) mà không phải rời hệ thống Docs & Spreadsheets.

Bạn có thể chia sẻ bất kỳ tài liệu hay bảng tính nào, và có thể đến 50 người làm việc cùng lúc trên file. Bạn chỉ thấy được các thay đổi do người khác thực hiện trên tài liệu khi “làm tươi” (refresh) cửa sổ trình duyệt, nhưng bảng tính thì được cập nhật theo thời gian thực.

Các tính năng soạn thảo và điều khiển của dịch vụ Google hơi cơ bản, và kích thước file rất hạn chế – 500KB với tài liệu và 1MB với bảng tính. Nó có hệ thống giám sát các phiên bản cũ của file; hầu hết dịch vụ khác thiếu tính năng hữu ích này. Ngoài ra, mỗi người dùng có thể lưu đến 5000 tài liệu và 200 bảng tính trên dịch vụ này.

Nếu bạn cần tính năng quản lý dự án bao quát, Google Docs & Spreadsheets có thể không phù hợp. Nó không có hệ thống luồng công việc, không có hệ thống chat hay diễn đàn, và chỉ có một giao diện đơn giản dính chặt với các tính năng ít ỏi khác của Google.

Dù vậy, Google Docs & Spreadsheets có vẻ khá ổn định và không mất nhiều thời gian để học. Nó được cho là dịch vụ ứng dụng và lưu trữ dữ liệu trên mạng hoàn chỉnh và đáng tin cậy nhất hiện nay.

Google Docs & Spreadsheets cung cấp bộ ứng dụng trực tuyến có tính năng đầy đủ và tin cậy nhất.

ThinkFree

Tuy dịch vụ ThinkFree miễn phí có hiển thị quảng cáo Google Adwords ở bên phải màn hình trong lúc bạn soạn thảo văn bản, bảng tính hay trình diễn nhưng quảng cáo này không quá lố và không thu hẹp không gian làm việc của bạn ở những khía cạnh khác.

Đưa file vào ThinkFree đơn giản. Hệ thống tải lên cho phép bạn kéo các file từ Windows Explorer vào trình duyệt rồi tải lên tất cả một lúc. Bạn cũng có thể tải về các file dễ dàng, chỉ với vài nhấn chuột; có cả tính năng “tải về tất cả file”.

ThinkFree cho bạn 2 cách để chỉnh sửa file. Chế độ “quick edit” cho phép thực hiện những công việc đơn giản như tạo bảng và thay đổi font chữ; thích hợp cho loại tài liệu thuần text. Nếu cần những tính năng cao cấp hơn, bạn có thể chuyển qua chế độ “power edit” để có những khả năng chỉnh sửa văn bản gần giống như Microsoft Word. Thực tế, giao diện “power-edit” gần như là bản sao của Office. Các chế độ chỉnh sửa này cũng có ở phần bảng tính và trình diễn. Phần trình diễn cũng có thư viện hình ảnh khá đồ sộ.

Giống dịch vụ của Google, ThinkFree cung cấp cho bạn một phương thức tốt để sao lưu file trực tuyến. Dịch vụ này hào phóng cung cấp không gian lưu trữ đến 1GB và giới hạn 10MB mỗi file đủ cho các tài liệu thuyết trình phức tạp đầy hình ảnh. Bạn có thể lưu nhiều kiểu file trên ThinkFree chứ không chỉ các file tài liệu nhưng một số kiểu bị loại trừ như .exe và .dll.

Khi bạn chia sẻ file với một người dùng khác, ThinkFree sẽ gửi email đến người dùng đó chỉ dẫn đến địa chỉ URL có file tài liệu. Những người được mời xem không cần có tài khoản ThinkFree nhưng nếu muốn chỉnh sửa tài liệu thì phải có tài khoản.

Thiết kế chủ yếu dựa trên Java của ThinkFree là điểm rắc rối duy nhất của dịch vụ này. Java có thể gây ra các sự cố cho trình duyệt, hơn nữa chắc gì máy tính mà bạn mượn có cài Java.

Giao diện ThinkFree gần như là bản sao của Microsoft Office. Dịch vụ này miễn phí và có kèm quảng cáo Google.

Zoho

Trong thế giới ứng dụng văn phòng trực tuyến, Zoho (www.zoho.com) có thể là “lính mới” (dịch vụ này ra mắt năm 2005) nhưng nó có trang bị nhiều “vũ khí”. Zoho cung cấp bộ công cụ đồ sộ và hầu hết miễn phí, đủ để thay thế hầu như bất cứ thứ gì bạn cần cài trên máy tính ở nơi làm việc. Dù một số công cụ vẫn còn ở giai đoạn thử nghiệm nhưng hầu hết làm việc tốt.

Zoho có 12 module, bao gồm ứng dụng văn bản, bảng tính và trình diễn, cộng với một module quản lý dự án, một hệ thống chat, một công cụ họp qua web và có cả công cụ tạo wiki. Các ứng dụng nạp nhanh và các giao diện nhìn chung thân thiện với người dùng Office. Một ngoại lệ, module trình diễn đơn giản và ít tính năng.

Bạn có thể đăng nhập bất kỳ ứng dụng nào với một Zoho ID duy nhất nhưng các ứng dụng này không liên thông hoàn toàn. Đặc biệt, nếu muốn lưu toàn bộ dữ liệu trên mạng, bạn có thể bối rối bởi không có kho lưu trữ trung tâm trong Zoho: các tài liệu được cất trong Zoho Writer, trong Zoho Sheet (bảng tính), hay trong Zoho Show (trình diễn). Mặc dù bạn có thể mở nhiều ứng dụng trong các tab trình duyệt hay cửa sổ riêng biệt, nhưng việc duyệt tất cả file ở một nơi tiện hơn. Việc này có thể khắc phục phần nào với applet Notebook của Zoho - cho phép quản lý nhóm file bảng tính và văn bản, cùng với loại file khác.

Bạn có thể mời những người khác cùng làm việc trên tài liệu Zoho của mình bằng cách dùng hệ thống gửi email tích hợp của dịch vụ này. Tương tự ThinkFree, bạn có thể chia sẻ tài liệu qua địa chỉ URL gửi trong email. Người ta có thể xem các tài liệu Zoho mà không cần phải tạo tài khoản Zoho nhưng những người làm việc cộng tác sẽ phải đăng ký để chỉnh sửa file trực tuyến.

Đưa dữ liệu vào Zoho dễ hơn lấy ra. Đặc biệt, nó có tính năng cho phép bạn cài thư viện bổ sung để lưu file trực tiếp lên Zoho ngay trong Word hay Excel. Bạn cũng có thể dùng Word hay Excel mở các tài liệu lưu trên Zoho mà không phải đến site Zoho (phải có kết nối Intrenet). Đây là cách tiện lợi để dùng công cụ soạn thảo ưa thích trong khi để tất cả dữ liệu trên mạng. Bạn có thể xuất bảng tính và tài liệu văn bản ra nhiều định dạng khác nhau nhưng phải làm từng lần một. Riêng với tài liệu trình diễn bạn chỉ có thể lưu ở dạng HTML với file Flash nhúng.

Zoho hào phóng cho dung lượng file đến 10MB, không giới hạn kích thước tối đa với tài liệu văn bản và tổng dung lượng (tuy nhiên dịch vụ này sẽ giới hạn tổng dung lượng 1GB cho mỗi người dùng khi kết thúc giai đoạn thử nghiệm).

Trong số các dịch vụ được xem xét, Zoho làm tốt nhất việc xử lý các định dạng file cũ: thậm chí bạn có thể đưa vào các file Excel 4.0.

Nhìn chung Zoho tốt, mặc dù còn một số lỗi. Chẳng hạn, khi dùng địa chỉ email làm tên người dùng, Zoho sẽ sinh ra địa chỉ URL có ký hiệu @ và địa chỉ này không làm việc trên web. Nếu Zoho có thể tìm ra cách gắn kết các dịch vụ của nó lại với nhau tốt hơn, nó sẽ đáng gờm hơn nhiều.

Zoho lưu giữ danh sách các tài liệu được dùng gần đây ở bên trái màn hình. Bảng tính Excel nhập vào hầu như không mất định dạng (trên).

TỐT NHẤT CỦA HAI THẾ GIỚI

Các bộ ứng dụng văn phòng trên mạng cung cấp cho bạn giải pháp “một cửa” - nơi có thể vừa lưu trữ vừa thao tác với dữ liệu. Nhưng cũng có nhiều giải pháp khác đề nghị kết hợp tài nguyên trên mạng và ngoài mạng để bạn có nhiều quyền kiểm soát trên dữ liệu và ứng dụng của mình.

Có nhiều lý do chính đáng để dùng giải pháp hỗn hợp. Bạn có thể lo lắng về nguy cơ bảo mật khi lưu trữ dữ liệu trên mạng, hay bạn có thể không thích các tính năng, giao diện, hay thời gian đáp ứng chậm của một số dịch vụ ứng dụng trên mạng. Và vì không thể duy trì kết nối Internet suốt, bạn cần có các lựa chọn không phụ thuộc vào nó.

	TRUY CẬP DỮ LIỆU TỪ ĐTDĐ
	Những người sở hữu Blackberry và Treo đã từ lâu biết đến sự lợi hại của khả năng truy cập email và các tài liệu quan trọng bất kỳ lúc nào. Bạn không cần mua điện thoại PDA đắt tiền để thực hiện việc này. Chỉ cần ĐTDĐ của bạn có tính năng duyệt web hay gửi tin nhắn văn bản là bạn có thể kiểm tra email khi đi trên đường và có thể lấy file từ máy tính ở nhà. Có một vài dịch vụ mới tạo cầu nối giữa ĐTDĐ và máy tính. Một trong những dịch vụ hứa hẹn nhất và có nhiều tính năng nhất trong số này là SoonR (www.soonr.com). SoonR có thể biến bất kỳ ĐTDĐ nào có tính năng web thành công cụ truy cập từ xa. Chỉ cần cài đặt ứng dụng nhỏ gọn SoonR trên máy		SoonR cho phép chọn các file muốn chia sẻ từ máy tính, sau đó truy cập từ ĐTDĐ.
	tính của bạn và để cho nó chạy ở khay hệ thống khi bạn ra ngoài.SoonR móc nối với hộp thư của bạn và cho bạn truy cập đến các file trong folder My Documents, hay trong bất kỳ folder nào bạn muốn chia sẻ. SoonR cũng làm việc từ xa với bất kỳ hệ thống tìm kiếm desktop nào bạn sử dụng.
	Khi tìm thấy file hay email, SoonR sẽ hiển thị trên ĐTDĐ ở dạng thu nhỏ. Nếu dùng ĐTDĐ thông thường, bạn sẽ phải thực hiện nhiều thao tác cuộn, phóng to/thu nhỏ để xem được mọi thứ; tuy nhiên trên màn hình lớn của smartphone, SoonR hiển thị khá tốt. Bạn cũng có thể gửi email file đến thiết bị khác lớn hơn, thích hợp cho việc xem các slide PowerPoint hơn. Một số dịch vụ cho phép ĐTDĐ đơn giản truy cập tài khoản email bất kỳ. TeleFlip (www.teleflip.com) cho phép chuyển tiếp email ở nhà hay nơi làm việc đến ĐTDĐ của mình. Chỉ việc đăng ký với dịch vụ miễn phí này, điều chỉnh tài khoản email theo yêu cầu và xác định thư đến ở dạng văn bản thuần. Đừng mong đợi nhiều: thư không thể vượt quá 120 ký tự, và không được phép đính kèm. Dịch vụ này chia thư lớn thành nhiều phần, số phần tối đa do bạn thiết lập, TeleFlip sẽ cắt bỏ phần còn lại.		TeleFlip cho phép kiểm soát thời gian và cách thức gửi email đến ĐTDĐ.
	Mặc dù các dịch vụ này miễn phí nhưng phí dịch vụ dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ di động vẫn có. Và nếu bạn sử dụng không kiểm soát thì chi phí này có thể tăng lên nhanh chóng.